Terminy szkoleń okresowych BHP zależą od rodzaju stanowiska, warunków pracy i tego, czy jest to pierwsze szkolenie okresowe, czy kolejna edycja. Nie ma jednej ważności szkolenia dla całej firmy. Pracownik biurowy, osoba kierująca zespołem i operator wykonujący pracę szczególnie niebezpieczną mogą podlegać zupełnie innym terminom.
Najprostszy kalendarz BHP powinien odpowiadać na trzy pytania: do jakiej grupy należy stanowisko, kiedy trzeba przeprowadzić pierwsze szkolenie okresowe i jaki jest najdłuższy dopuszczalny odstęp między kolejnymi szkoleniami. Poniżej porządkujemy te zasady według stanu prawnego zweryfikowanego 21 lipca 2026 r.
Najważniejsze: terminy „raz na 3, 5 lub 6 lat” oznaczają maksymalny odstęp. Pracodawca po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami może ustalić szkolenia częstsze, jeżeli uzasadniają to zagrożenia i warunki pracy.
Spis treści
- Pierwsze szkolenie okresowe: 6 czy 12 miesięcy?
- Grupa 1: pracodawcy i osoby kierujące pracownikami
- Grupa 2: stanowiska robotnicze
- Grupa 3: pracownicy inżynieryjno-techniczni
- Grupa 4: służba BHP i stanowiska o szczególnej odpowiedzialności
- Grupa 5: stanowiska administracyjno-biurowe
- Jak prowadzić firmowy kalendarz szkoleń?
Szkolenie wstępne i okresowe to nie to samo
Szkolenie wstępne przygotowuje pracownika do bezpiecznego rozpoczęcia pracy. Składa się z instruktażu ogólnego i – zależnie od sytuacji – instruktażu stanowiskowego. Szkolenie okresowe aktualizuje oraz utrwala wiedzę i umiejętności już w trakcie zatrudnienia. Nie można więc uznać, że samo szkolenie wstępne bezterminowo zamyka temat BHP.
Od 12 grudnia 2025 r. odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, jego przeprowadzenie oraz dopuszczenie pracownika do pracy można potwierdzać w postaci papierowej albo elektronicznej. Zmiana dotyczy sposobu potwierdzenia szkolenia wstępnego, a nie częstotliwości szkoleń okresowych.
Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym wiedzę oraz umiejętność wykonywania albo organizowania pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP. Ukończenie szkolenia potwierdza zaświadczenie przechowywane w dokumentacji pracowniczej.
Pierwsze szkolenie okresowe: 6 czy 12 miesięcy?
Pierwszy termin nie jest liczony według cyklu 3-, 5- lub 6-letniego. Rozporządzenie wyznacza odrębny czas od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku:
- do 6 miesięcy – dla pracodawców oraz innych osób kierujących pracownikami, w tym kierowników, mistrzów i brygadzistów;
- do 12 miesięcy – dla pozostałych grup objętych szkoleniem okresowym.
Przykład: pracownik awansowany na brygadzistę zaczyna wykonywać zadania osoby kierującej ludźmi. Nie należy automatycznie opierać się na terminie jego poprzedniego szkolenia dla stanowiska robotniczego. Trzeba zweryfikować nową grupę stanowiskową, zakres programu i termin właściwy dla roli kierowniczej.
Możliwe jest zwolnienie z pierwszego szkolenia okresowego osoby, która w wymaganym czasie przedłoży aktualne zaświadczenie z innego zakładu albo odbyła szkolenie dla innej grupy, którego program obejmuje zakres wymagany na nowym stanowisku. Nie wystarcza podobna nazwa kursu – znaczenie mają aktualność dokumentu i zgodność programu.
Grupa 1. Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami – nie rzadziej niż raz na 5 lat
Do tej grupy należą pracodawcy, kierownicy, mistrzowie, brygadziści i inne osoby organizujące pracę podwładnych. Pierwsze szkolenie okresowe trzeba przeprowadzić do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na takim stanowisku. Kolejne odbywają się nie rzadziej niż raz na 5 lat.
Program nie powinien ograniczać się do ogólnych zasad. Osoba kierująca odpowiada między innymi za organizację stanowisk, egzekwowanie przepisów, reagowanie na zagrożenia i dopuszczanie do pracy osób przygotowanych do zadania. Warto więc uwzględnić realne sytuacje z firmy: zmianę procesu, pracę podwykonawców, zdarzenia potencjalnie wypadkowe i sposób prowadzenia instruktażu.
Szkolenie dla tej grupy może mieć formę kursu, seminarium albo samokształcenia kierowanego. Forma musi jednak realizować zatwierdzony program i zakończyć się egzaminem. Samo wysłanie prezentacji bez właściwej organizacji procesu nie tworzy automatycznie prawidłowego szkolenia okresowego.
Grupa 2. Pracownicy na stanowiskach robotniczych – co 3 lata, a czasem co roku
Na stanowiskach robotniczych szkolenie okresowe prowadzi się w formie instruktażu nie rzadziej niż raz na 3 lata. Jeżeli na stanowisku wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne, szkolenie przeprowadza się nie rzadziej niż raz w roku.
Do prac szczególnie niebezpiecznych ogólne przepisy BHP zaliczają między innymi roboty budowlane, rozbiórkowe, remontowe i montażowe prowadzone bez wstrzymania ruchu zakładu, prace w zbiornikach i kanałach, prace przy użyciu materiałów niebezpiecznych oraz prace na wysokości. Firmowy wykaz może obejmować także inne zadania uznane za szczególnie niebezpieczne.
Nie należy przypisywać terminu rocznego każdemu pracownikowi produkcyjnemu „na wszelki wypadek”, ale nie wolno też sprowadzić decyzji do nazwy stanowiska. Liczą się faktycznie wykonywane prace. Ta sama osoba może regularnie wykonywać typowe czynności operatora, a okresowo uczestniczyć w zadaniu szczególnie niebezpiecznym. Kalendarz i program szkolenia powinny odpowiadać rzeczywistemu zakresowi pracy.
Grupa 3. Pracownicy inżynieryjno-techniczni – nie rzadziej niż raz na 5 lat
Ta grupa obejmuje w szczególności projektantów, konstruktorów maszyn i urządzeń technologicznych, technologów oraz organizatorów produkcji. Pierwsze szkolenie okresowe należy przeprowadzić do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy, a kolejne nie rzadziej niż raz na 5 lat.
Ich decyzje wpływają na bezpieczeństwo jeszcze przed uruchomieniem stanowiska. Błąd w projekcie osłony, doborze urządzenia, organizacji transportu lub technologii może stworzyć zagrożenie dla wielu osób. Dlatego program powinien łączyć przepisy z oceną ryzyka, wymaganiami dla maszyn, ergonomią oraz zarządzaniem zmianą.
Szkolenie może odbyć się jako kurs, seminarium lub samokształcenie kierowane. Wybór formy powinien odpowiadać poziomowi odpowiedzialności i złożoności zadań. Dla zespołu wdrażającego nową linię technologiczną praktyczna analiza projektu będzie zwykle cenniejsza niż zestaw ogólnych slajdów.
Grupa 4. Służba BHP i inne stanowiska związane z odpowiedzialnością lub narażeniem – co 5 lat
Dla przejrzystości kalendarza łączymy tu dwie odrębne kategorie z rozporządzenia, ponieważ mają taki sam maksymalny odstęp między szkoleniami. Pierwsza obejmuje pracowników służby BHP i osoby wykonujące jej zadania. Druga – pracowników niewymienionych w pozostałych grupach, których praca wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe, niebezpieczne lub uciążliwe albo z odpowiedzialnością w zakresie BHP.
Pierwsze szkolenie przeprowadza się do 12 miesięcy, a następne nie rzadziej niż raz na 5 lat. Nie wolno jednak wrzucać do tej grupy wszystkich stanowisk, dla których trudno znaleźć kategorię. Decyzja powinna wynikać z charakteru pracy, zakresu odpowiedzialności i oceny ryzyka.
W przypadku służby BHP szczególne znaczenie ma aktualizacja wiedzy prawnej i umiejętności metodycznych. Dla pozostałych stanowisk program powinien odzwierciedlać konkretne narażenia – na przykład hałas, czynniki chemiczne, obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego lub odpowiedzialność za działania wpływające na bezpieczeństwo innych.
Grupa 5. Stanowiska administracyjno-biurowe – co 6 lat albo ustawowy wyjątek
Jeżeli pracownik administracyjno-biurowy podlega szkoleniu okresowemu, pierwsze szkolenie odbywa do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy, a kolejne nie rzadziej niż raz na 6 lat. To najdłuższy cykl przewidziany w rozporządzeniu.
Kodeks pracy wprowadza jednak wyjątek. Szkolenie okresowe nie jest wymagane dla pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika konieczność przeprowadzenia szkolenia.
Nie należy tego upraszczać do hasła „biuro nie musi mieć okresowego BHP”. Trzeba sprawdzić jednocześnie:
- czy stanowisko rzeczywiście jest administracyjno-biurowe;
- jaka jest grupa działalności i jej aktualna kategoria ryzyka;
- czy ocena ryzyka nie wskazuje potrzeby szkolenia.
Jeżeli kategoria ryzyka wzrośnie powyżej trzeciej albo nowa ocena ryzyka wykaże konieczność szkolenia, pracodawca ma na jego przeprowadzenie nie więcej niż 6 miesięcy od ustalenia wyższej kategorii albo dokonania oceny.
Jak ustalić poprawny termin w 5 krokach?
Krok 1: przypisz stanowisko do właściwej grupy. Oprzyj decyzję na obowiązkach i warunkach, nie tylko nazwie w umowie. Pracownik „techniczny” może wykonywać zadania robotnicze, inżynieryjne albo mieszane.
Krok 2: sprawdź datę rozpoczęcia pracy w tej roli. Jest potrzebna do wyznaczenia pierwszego szkolenia okresowego. Awans lub istotna zmiana obowiązków może wymagać ponownej kwalifikacji.
Krok 3: zweryfikuj poprzednie zaświadczenia i programy. Dokument z innego zakładu może pozwolić na zwolnienie tylko wtedy, gdy jest aktualny i spełnia warunki programowe.
Krok 4: oceń, czy potrzebny jest termin krótszy. Maksimum ustawowe nie musi być optymalne przy częstych zmianach, wypadkach, nowych maszynach lub pracach o wysokim ryzyku.
Krok 5: zapisz datę graniczną i uruchom przypomnienie. Nie czekaj do ostatniego dnia. W praktyce warto rozpocząć organizację kilka tygodni wcześniej, szczególnie gdy grupa pracuje zmianowo.
Najczęstsze błędy w kalendarzu szkoleń
- wpisanie wszystkim pracownikom jednego terminu ważności;
- liczenie pierwszego szkolenia od niewłaściwej daty;
- mylenie szkolenia wstępnego z okresowym;
- automatyczne uznawanie każdego biura za zwolnione;
- nieuwzględnienie prac szczególnie niebezpiecznych;
- opieranie się na nazwie stanowiska bez analizy zadań;
- przyjęcie zaświadczenia bez sprawdzenia programu i aktualności;
- traktowanie terminu maksymalnego jako zakazu wcześniejszego szkolenia;
- brak reakcji na zmianę ryzyka, procesu lub zakresu odpowiedzialności.
Najczęściej zadawane pytania
Co ile lat trzeba odnawiać szkolenie okresowe BHP?
Zależnie od grupy: co 3 lata na stanowiskach robotniczych, co rok przy pracach szczególnie niebezpiecznych, co 5 lat dla kierujących, inżynieryjno-technicznych, służby BHP i wybranych innych stanowisk oraz co 6 lat dla administracyjno-biurowych objętych obowiązkiem.
Kiedy pracodawca musi odbyć pierwsze szkolenie okresowe?
Pracodawca i inne osoby kierujące pracownikami odbywają pierwsze szkolenie okresowe do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy w tej roli. Dla pozostałych grup termin wynosi do 12 miesięcy.
Czy szkolenie okresowe BHP może odbyć się online?
Rozporządzenie dopuszcza dla części grup samokształcenie kierowane. Nie dotyczy to szkolenia okresowego pracowników na stanowiskach robotniczych, które ma formę instruktażu. Organizator musi zapewnić program, materiały, konsultacje i egzamin zgodnie z przepisami.
Czy każdy pracownik biurowy jest zwolniony ze szkolenia okresowego?
Nie. Zwolnienie zależy od charakteru stanowiska, kategorii ryzyka przeważającej działalności pracodawcy i wyniku oceny ryzyka zawodowego.
Kto płaci za szkolenie BHP?
Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Pracownik nie powinien finansować obowiązkowego szkolenia ani realizować go kosztem prywatnego czasu.
Szkolenia okresowe BHP w Koszalinie
CDZ organizuje szkolenia wstępne i okresowe BHP dla różnych grup stanowisk oraz szkolenia zamknięte dla firm i instytucji. Przed zgłoszeniem grupy warto przygotować listę stanowisk, daty ostatnich szkoleń, informację o pracach szczególnie niebezpiecznych i najważniejsze zagrożenia występujące w zakładzie.
Aktualne edycje, w tym szkolenia dla pracodawców i osób kierujących pracownikami, są publikowane w terminarzu szkoleń CDZ. Termin i forma mogą się zmieniać, dlatego należy sprawdzić bieżący harmonogram lub skontaktować się z ośrodkiem.
Baza wiedzy i materiały źródłowe:
- ELI: rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP – tekst jednolity z 2024 r.
- ELI: zmiana zasad potwierdzania instruktażu wstępnego obowiązująca od 12 grudnia 2025 r.
- ELI: Kodeks pracy – obowiązujący tekst ujednolicony
- Państwowa Inspekcja Pracy: kiedy szkolenie okresowe BHP nie jest wymagane?
Artykuł zweryfikowano 21 lipca 2026 r. Ma charakter informacyjny. Kwalifikację stanowisk i harmonogram należy dostosować do faktycznych obowiązków, oceny ryzyka oraz aktualnych przepisów.
Treści utworzone z pomocą SI